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Nach der Eingabe der Meldung und der Auswahl der Portale, klicken Sie bitte am unteren rechten Seitenende auf „Vorschau anzeigen“. Auf der 2. Seite sehen Sie Ihre Pressemitteilung in der Vorschau und können optional Premium-Services hinzubuchen. Desweiteren können Sie Ihre „Veröffentlichung planen”. Sie werden zur 2. Seite des Formulars weitergeleitet. Am unteren rechten Seitenende haben Sie anschließend die Option, Ihre Mitteilung zu versenden. Über PR-Gateway können Sie Ihre Mitteilung jederzeit versenden. Bitte beachten Sie, dass einige Portale Ihre Mitteilung redaktionell prüfen.

Wählen Sie den zu Ihrer Pressemitteilung passenden Themenbereich aus. Mit Klick auf „Themenbereich” auswählen, stehen Ihnen 26 Kategorien zur Verfügung. Nach Auswahl werden Ihnen von PR-Gateway zu Ihrem Thema passende Online-Medien vorgeschlagen. Neben Presseportalen, die zu allen Themen News veröffentlichen, gibt es Branchen- und Themenportale, die auf die Inhalte Ihrer Pressemitteilung ausgerichtet sind. Klicken Sie auf „alle auswählen”, wenn Sie alle vorgeschlagenen Online-Medien erreichen möchten oder wählen Sie einzelne Medien aus, indem Sie einen Haken setzen.

Einige kostenlose Presseportale verfügen über ein eigenes Pressearchiv. In diesem Pressearchiv sind einmal veröffentlichte Online-Pressemitteilungen dauerhaft gespeichert. Ihr Account ist mit Ihrem ganz persönlichen Pressearchiv verbunden und alle Online-Pressemitteilungen, die Sie über PR-Gateway versenden, landen als langfristig sichtbare und auffindbare PR-Botschaft in Ihrem Archiv. Um diesen attraktiven Vorteil für sich zu nutzen, legen Sie sich einmalig „ein Pressefach” bei dem jeweiligen Portal an. Interessierte Leser, die eine Online-Pressemitteilung auf einem Presseportal mit eigenem Pressearchiv lesen, können über einen Link in Ihrer Meldung direkt in Ihr Archiv gelangen. Das Pressearchiv ist sozusagen Ihr ganz persönlicher Bereich, in dem potenzielle Kunden alle relevanten Unternehmensinformationen in Form Ihrer Online-Pressemitteilungen finden können. In Pressearchiven gespeicherte Online-Pressemitteilungen sind auch langfristig und nachhaltig in den Suchmaschinen zu finden. Daher ist es zu empfehlen, bei der Verbreitung von Online-Pressemitteilungen auch kostenlose Pressemitteilungen mit eigenem Pressefach auszuwählen.

Der Titel Ihrer Pressemitteilung sollte 53 – maximal 57 Zeichen lang sein, inklusive Leerzeichen. Google berechnet die maximal Länge der Überschrift inzwischen anhand der Pixelanzahl und nicht mehr anhand einer festen Zeichenanzahl. Somit kann der Titel mal mehr Zeichen, mal weniger Zeichen beinhalten. Ist die maximale Pixelbreite erreicht, ersetzt Google die übermäßigen Zeichen mit drei Punkten. Das Resultat ist, dass die Nutzer Ihre Überschrift nicht vollständig lesen können und möglicherweise wichtige Informationen verpassen, die Ihre Aufmerksamkeit auf den weiteren Text gelenkt hätte. Achten Sie beim Schreiben der Pressemitteilung darauf, dass Sie für Ihre Zielgruppe relevante Keywords (Schlüsselwörter) an den Anfang Ihrer Überschrift platzieren. Bei entsprechenden Suchanfragen werden die Keywords in den Ergebnislisten der Suchmaschinen fett-formatiert dargestellt und steigern auch zusätzlich das Interesse potenzieller Leser, die nach den eingebundenen Schlüsselwörtern über Google und Co. suchen.